東華大學合同管理暫行辦法
東華大學合同管理暫行辦法
第一章總則
第一條為了加強依法治校，進一步規范東華大學（以下簡稱“學校”）合同管理工作，防范合同風險，根據《中華人民共和國合同法》、《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南(試行)》、《東華大學章程》等規范性文件，結合學校實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱“合同”，是指以學校及其授權部門或個人作為一方當事人與其他自然人、法人或者其他組織之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議，包括合同、協議、備忘錄等。
第三條本辦法所稱“合同管理”是指學校或學校授權部門制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審批、履行、變更與解除、糾紛處理進行監督、檢查、考核等管理活動。
第四條學校及其授權部門（在授權范圍內）可以作為一方當事人與相對方訂立合同。
學校法定代表人或其書面授權委托的代理人（在委托權限范圍和期限內），可以代表學校依法簽訂、變更和解除合同。
學校所屬的不具有獨立法人資格的單位和部門，未經授權，不得以本單位或部門的名義對外簽訂合同。
第五條合同管理遵循防范風險和責權利一致的原則。
第六條學校按照“統一指導，歸口管理，分級負責”的原則建立合同管理機制。
學校舉辦或設立的具有獨立法人資格的單位可參照本辦法管理合同事務，相關文本應報校長辦公室備案。
法律、法規、規章對合同審批權限、流程、訂立有特別規定的，從其規定。
第二章合同歸口部門及職責
第七條學校合同歸口部門（以下簡稱“歸口部門”）是指下列經學校授權，代表學校簽訂、履行以及管理合同的部門：
（一）校長辦公室負責學校綜合性合同的管理；
（二）教務處負責本科生培養教育及相關合同的管理；
（三）研究生部負責研究生培養教育及相關合同的管理；
（四）學生處負責學生事務相關合同的管理；
（五）學生就業服務中心負責學生就業相關合同的管理；
（六）科研處負責科研及相關合同的管理；
（七）人事處負責人事及相關合同的管理；
（八）財務處負責學校財務及相關合同的管理；
（九）國際合作處負責國（境）外合作交流及相關合同的管理；
（十）審計處負責學校審計及相關合同的管理；
（十一）基建后勤處負責學校基本建設、后勤保障及相關合同的管理；
（十二）資產管理處負責資產相關合同的管理;
（十三）發展聯絡處負責學校發展聯絡及相關合同的管理；
（十四）圖書館負責圖書及相關合同的管理。
各歸口部門的主要負責人為合同管理責任人，并確定專人作為合同管理人員。
第八條合同內容涉及兩個或兩個以上歸口部門的工作內容或部門職能的，根據合同性質或主要條款確定歸口部門；不能確定的，由所涉歸口部門協商解決，一般由合同經費歸口部門負責；經協商不能確定的，由校長辦公室確定歸口部門。
第九條各歸口部門根據工作內容、管理職責，依據國家相關規定，結合本辦法制定合同管理實施細則、管理工作流程、制式合同文本，并經法務辦公室審核，由歸口部門分管校領導簽發后實施。
各部門合同管理實施細則應當規定合同管理崗位職責、制式合同管理、合同管理流程、合同信息安全、合同登記管理、履行情況評估等，一般包括以下內容：
（一）不同類型合同的分類管理；
（二）合同管理不相容崗位的相互分離規定；
（三）制式合同文本的相關內容、適用范圍、法務條款、管理流程及其更新程序等；
（四）非制式合同、重大不確定合同的審批流程等；
（五）合同談判、起草、簽訂、履行、變更、解除、保密、借閱等流程管理及其監控；
（六）合同臺賬、合同印章管理、合同履行分析報告等。
第十條學校根據本辦法第七條的內容酌情刻制合同專用章，由所列各歸口部門管理和使用（如需增設歸口部門，可申請報批），并同時遵守學校關于行政印章的管理規定。
簽訂合同原則上使用合同專用章，其他印章一律不得替代使用。如果需要使用學校法人印章簽訂合同的，從其特別規定。
合同專用章應由專人妥善保管和使用。合同簽訂、合同執行和付款審批，合同簽訂和合同專用章保管分別為不相容崗位。不得由同一人辦理合同簽訂、收付款業務。
第十一條合同進行編號管理。本辦法第七條規定的合同由各歸口部門負責編號。
合同編號分三段,共10位阿拉伯數字。首段4位阿拉伯數字表述的為部門（單位）編號（見附件1），中段2位阿拉伯數字表述的為簽訂年份，末段4位阿拉伯數字表述的為本年內的合同序號。例0125150008表示資產管理處（部門編號為0125）歸口管理的2015年第8份合同。
第十二條合同履行過程中產生的補充協議、會議紀要、書面簽證、往來信函、文書、電話記錄、傳真、電報、合同履行記錄及索賠報告等文件、材料均為合同的組成部分，承辦部門和人員應及時、妥善地收集、整理和保存。
第十三條歸口部門應按年度將合同辦理情況制作匯總表存檔（見附件2），于次年3月31日之前報校長辦公室備案。
第三章合同的簽訂
第十四條除學校法定代表人直接簽署合同外，學校可授權各歸口部門的主要負責人為相關合同事務的委托代理人，其他人為代理人的，應當有特別規定或者法定代表人的書面授權。
經授權的委托代理人簽署合同時不得超越和濫用代理權。
學校不得簽訂經濟擔保合同，未經批準不得簽訂投資合同和借貸合同，嚴禁未經授權擅自以學校名義對外簽訂合同。
第十五條校內各單位須按照合同歸口部門的管理細則、流程簽訂合同。
歸口部門在簽訂合同前，應當及時與申請單位及項目負責人嚴格審核相對方的主體資格、資質證明、信用狀況、生存能力等，一般包括以下內容：
（一）當事人是自然人的，應當持有有效身份證明，具有完全民事行為能力和與履行合同義務相適應的民事責任能力；
（二）當事人是法人的，應當持有企業法人營業執照、事業單位法人證書或者其它有效身份證明，具有與履行合同義務相適應的經營范圍、業務范圍；
（三）當事人委托代理人訂立合同的，代理人應當具備第（一）項或者第（二）項所述的條件，并且持有有效委托代理證明；
（四）法律規定具備的資質證明，以及合同審核部門要求提供的其它證明文件。
第十六條申請單位與歸口部門應對合作事項的合法性和可行性進行必要論證。按統一示范文本起草合同（見附件3）。
對方當事人提供合同文本或者制式合同的，申請單位應當會同歸口部門對其提供的合同文本條款進行詳細的審查與核對，并依照第十一條對合同文本進行編號管理。
合同簽訂后，歸口部門、履行合同的校內單位各執一份合同文本，并妥善保管、歸檔。
第十七條當事人訂立合同應采用書面形式，外事合同原則上采用雙方官方語言，并注明該合同有中文和對方語言兩種版本，兩種版本具有相同的法律效力。
第十八條合同一般包括以下條款：
（一）當事人的姓名或者名稱，以及住所；
（二）標的；
（三）數量、質量；
（四）價款、經費、報酬；
（五）履行期限、地點和方式；
（六）違約責任；
（七）解決爭議的方式；
（八）訂立合同的時間和地點；
（九）合同各方都已經閱讀并同意遵守《東華大學合同管理暫行辦法》及本合同歸口部門制定的合同管理實施細則。（合同文本無論使用校內提供的制式合同文本還是對方當事人提供的合同文本，都需要具備該條款，防范出現“表見代理”。）
（十）根據法律規定、合同性質以及當事人約定應當訂立的條款。
國家的示范文本和學校的制式合同應當優先使用。
第十九條合同談判、起草過程中涉及重大或不確定內容，歸口部門不能決定的，應報請主管校領導批示后，法務辦公室協助（根據需要聘請學校法律顧問參與）談判、起草。
合同內容涉及重大事項或者重大分歧，歸口部門不能決定的，應報請主管校領導批示后由法務辦公室審核，法務辦公室審核后出具法律建議提交黨委常委會或校長辦公會議決定。
法務辦公室對合同的法律風險進行審核，在收到合同之日起五個工作日內出具審核建議；需要會同學校法律顧問單位對合同進行審核的，在收到合同中之日起七個工作日內出具審核建議。
第四章合同的履行
第二十條合同一經簽訂，歸口部門負責跟進合同的履行情況，監督履行合同的校內單位（以下簡稱“履行單位”）與對方當事人履行合同義務，相關職能部門應給予配合，確保履行。
第二十一條合同履行過程中對方出現預期違約或違約情形的，履行單位應及時向歸口部門匯報，并上報分管校領導，同時采取必要措施將可能產生的損失降至最低。
合同履行出現糾紛時，歸口部門、履行單位應組成糾紛處理小組，依法維護學校合法權益，采取必要措施以減少損失，并將處理結果書面報告主管校領導。
第二十二條合同在履行過程中確需變更或解除的，應由雙方協商一致后，簽訂變更或解除合同的書面協議。變更或解除合同，應說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等，按前述規定簽訂。
第五章責任與考核
第二十三條校內單位和個人在對外簽訂、履行合同時，因瀆職、失職造成學校損失的，學校將依照有關規定追究當事人責任。
第二十四條任何部門（單位）和個人有下列情形之一的，學校將視情節輕重，追究當事人黨紀政紀責任；給學校造成損失的，追究當事人的民事責任；構成犯罪的，送交國家司法機關處理：
（一）未經授權，擅自對外簽訂合同的；
（二）超越代理權限或濫用代理權的；
（三）與合同對方當事人串通，損害學校利益的；
（四）在合同簽訂和履行中未盡注意義務或者未按照本辦法規定處理，致使學校利益受到損失的；
（五）利用學校合同謀取私利或從事其他違法行為的；
（六）未及時處理合同糾紛或者擅自放棄權利的，導致學校利益受損的；
（七）其他違反法律法規和學校紀律的行為，在合同簽訂和履行中給學校造成損失的。
第二十五條校長辦公室定期對歸口部門的合同管理情況進行抽查、考核。
第六章附則
第二十六條本辦法自公布之日起施行。本辦法與國家法律法規不一致的，以相關法律法規為準。
第二十七條本辦法由校長辦公會負責解釋。
附件1
東華大學部門（單位）編號
部門（單位）名稱 部門（單位）編號
校長辦公室 0106
教務處 0107
人事處 0108
科研處 0109
研究生部 0110
國際合作處 0113
財務處 0116
學生處 0120
學生就業服務中心 0124
資產管理處 0125
基建后勤處 0126
發展聯絡處 0127
審計處 0131
圖書館 0302
附件2
XXXX年度東華大學合同匯總表
部門（單位）（公章）
序號 合同編號 合同名稱 簽訂時間 履約情況
（任選之一：正常履行、合同變更、合同轉讓、合同解除） 備注
（非正常履行需注明原因）
附件3
東華大學制式合同參考文本
1.合同封面：
編號：
ＸＸＸＸ合同
甲方：
乙方：
簽訂日期： 年 月 日
合同編號采用小四號宋體，居右;
合同名稱采用二號宋體、加粗、居中;
合同當事人采用四號宋體，居中;
簽訂時間采用四號宋體，居中。
ＸＸＸＸ合同
甲方：
乙方：
甲方與乙方經過……，
第一章
第一條……
第一節
第二條……
（一）……
1.……
（1）……
①……
（以下無正文，僅簽章）
甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）：
甲方代表（簽名）: 乙方代表（簽名）：
簽訂日期： 簽訂日期：
2.合同文本:
合同名稱四號宋體，加粗，居中;
合同當事人空兩格，四號仿宋，25磅行距;
引言和正文首行縮進2字符，四號仿宋，25倍行距 ;
根據內容需要，可以分章、節、條、款、項、目。使用編號時應根據需要，一般應逐層遞進使用。
